Für Unternehmen, Verwaltungen und archive, die papierlose prozesse wollen

Ihr professioneller Scan-Service für Akten & Archive

Mit SmartScan von Koelliker digitalisieren Sie komplette Archive, Dossiers und große Dokumentenmengen innerhalb kürzester Zeit. Ohne Investitionen in teure Scanner oder zusätzliches Personal, stattdessen rechtssicher, platzsparend und effizient.

Sehr gut bewertet auf Proven Expert

100+ Jahre Erfahrung

Seit über 100 Jahren vertrauen Unternehmen auf Koelliker - heute auch beim professionellen Digitalisieren & Archivieren von Akten und Archiven.

DSGVO- & GoBD-konform

Ihre Daten und Dokumente werden in unserem zertifizierten Schweizer Scan-Center verarbeitet - ISO-zertifiziert, DSGVO- und GoBD-konform.

Lösungsdenken

Wir entwickeln individuelle Digitalisierungslösungen, die exakt zu Ihren Archivbeständen, Prozessen und Compliance-Anforderungen passen.

Der unsichtbare Kostenfaktor im Büro

In Zeiten von Digitalisierung und papierlosen Prozessen werden überfüllte Archive und Aktenordner zuhnehmend zum Produktivitätskiller. Die physische Dokumentenverwaltung bremst Unternehmen gleich mehrfach aus - organisatorisch, technisch und finanziell.

Starten Sie jetzt in die papierlose Zukunft!

Mit der Koelliker SmartScan digitalisieren Sie Akten, Ordner und ganze Archive im Handumdrehen. Sparen Sie wertvollen Platz, vereinfachen Sie den Dokumentenzugriff und schaffen Sie die Grundlage für effiziente, rechtssichere digitale Workflows.

Sehr gut bewertet auf Proven Expert

SmartScan: Ihre Lösung für digitale Archive

Machen Sie Schluss mit vollen Aktenräumen und zeitaufwändiger Suche. SmartScan verwandelt Ordner, Dossiers und Archive in eine moderne, digitale Ablage.

So funktioniert es:

1

Dokumente ins Scan-Center übergeben

Wir übernehmen Ihre Ordner, Dossiers oder kompletten Archive und bereiten sie professionell auf: sortieren, trennen und indexieren.

2

Professionelles Scannen & OCR-Verarbeitung

Alle Unterlagen werden in höchster Qualität digitalisiert und mit OCR durchsuchbar gemacht - perfekt für eine schnelle Weiterverarbeitung.

3

Digitale Ablage & sichere Archivierung

Ihre Dokumente stehen zentral und rechtssicher in Ihrem digitalen Archiv oder DMS bereit - jederzeit auffindbar, durchsuchbar und geschützt.

Sehr gut bewertet auf Proven Expert

Was SmartScan für Ihr Unternehmen leistet

SmartScan digitalisiert Ihre Akten, Ordner und Archive - spart Platz, reduziert Kosten und sorgt für eine effiziente, sichere Dokumentenverwaltung.

Platz sparen

Statt Keller voller Aktenordner erhalten Sie eine digitale Ablage - übersichtlich, platzsparend und sofort verfügbar.

Jederzeit Zugriff

Alle Dokumente sind digital abrufbar - im Büro, im Homeoffice oder unterwegs. Das spart Suchzeit und beschleunigt Entscheidungen.

Rechtssicher

SmartScan erfüllt höchste Standards mit ISO-Zertifikaten und modernem Datenschutz - für eine revisionssichere Aufbewahrung.

Kosten reduzieren

Dokumente werden intelligent sortiert, verschlagwortet und für Ihr DMS vorbereitet - für schnelle Weiterverarbeitung.

Ordnung statt Papierchaos

Volle Aktenräume gehören der Vergangenheit an - Ihre Unterlagen liegen digital, platzsparend und übersichtlich vor.

Schneller Start ohne Aufwand

Die Einführung ist unkompliziert: Wir übernehmen Abholung, Aufbereitung, Scannen und Archivierung für Sie.

Ideal für Unternehmen, Verwaltungen & Archive

Ob Personalabteilung, Kanzlei, Unternehmen oder Behörde - SmartScan bietet für jede Organisation die passende Lösung zur sicheren und effizienten Dokumentendigitalisierung.

HR-Abteilungen

Personaldossiers, Bewerbungen und Verträge werden sicher digitalisiert und zentral verwaltet. So sparen Sie Zeit und behalten jederzeit den Überblick.

Rechts- & Justizbehörden

SmartScan sorgt für die sichere Digitalisierung von Akten, Urteilen und Dokumentationen - nach höchsten Compliance-Standards.

KMU & Grossunternehmen

Von Rechnungen bis hin zu kompletten Archiven: SmartScan ermöglicht die effiziente, digitale Verwaltung sämtlicher Geschäftsdokumente.

Öffentliche Institutionen & Verwaltungen

Archive und Verwaltungsakten lassen sich rechtssicher digitalisieren und leicht zugänglich machen - für mehr Transparenz und Effizienz.

Unsere Experten

Kurz vorgestellt: Vier Menschen, die digitale Büroprozesse praxisnah denken, erklären und gemeinsam mit Ihnen umzusetzen Wissen.

Matthias Gallin

CEO koelliker Gruppe

Bringt jahrzehntelange Führungserfahrung und visionäres Denken zusammen, um digitale Technologien im Officealltag nutzbringend einzusetzen. Ideal, wenn Sie Effizienz steigern, Kosten senken oder neue Ideen konkret machen möchten.

Silvia Belloni

CEO koelliker Digital Office Services

Spezialistin für Papierverwaltung und Dokumentenmanagement mit 25+ Jahren Erfahrung. Strukturiert mit Ihnen von Anfang an effiziente, kostensparende Digitalprozesse - vom Druck bis zur Archivierung.

Philip Lehnmann

CEO Papermanagement

Seit über 35 Jahren in der Kundenberatung; vergleicht klar und unkompliziert Inhouse-Lösungen mit digitalen Services. Hilft, Outsourcing sachlich nach Prozessen und Kosten zu beurteilen.

Christian Burkhalter

CEO koelliker Digital Office Services

IT- und Digitalisierungsprofi an der Schnittstelle von Business und Tech. Entwickelt betriebswirtschaftlich sinnvolle, technologisch schlanke Lösungen für digitalen Posteingang, Archivierung und Transaktionsdruck.

Stimmen unserer Kunden

Unsere Kunden vertrauen seit Jahren auf die SmartMailbox und berichten von spürbaren Vorteilen im Alltag: mehr Effizienz, sichere Prozesse und eine Postbearbeitung, die endlich in die digitale Welt passt.

„Wir haben hunderte Ordner scannen lassen und dadurch ein komplettes Archivzimmer freigeräumt. Das spart nicht nur Platz, sondern auch Kosten."

„Der gesamte Prozess war überraschend unkompliziert. Innerhalb weniger Tage waren unsere Akten digital verfügbar - inklusive Volltextsuche."

„Seit wir unsere Dokumente mit SmartScan digital verwalten, haben auch unsere Mitarbeiter im Homeoffice jederzeit Zugriff. Das erleichtert die Zusammenarbeit enorm.“

„Gerade im Bereich vertraulicher Unterlagen war mir die Datensicherheit besonders wichtig. Die ISO-Zertifizierungen und das verschlüsselte Verfahren haben uns überzeugt.“

„Wir mussten weder Scanner anschaffen noch Personal abstellen. Alles wird extern erledigt, und wir zahlen nur das, was wir wirklich brauchen.“

„Die Digitalisierung unserer Altakten war der erste Schritt zu papierlosen Prozessen. Heute sparen wir nicht nur Platz, sondern auch täglich Zeit bei der Suche nach Dokumenten."

Von Papierchaos zu digitaler Effizienz

Papierarchive binden Platz, kosten Zeit und machen die tägliche Arbeit unnötig kompliziert. Mit SmartScan wandeln Sie Ihre Akten und Ordner in ein modernes, digitales Archiv um - sicher, schnell & jederzeit verfügbar.

Die analoge Realität

Die digitale Lösung mit SmartScan

Wir sind für Sie da - digital & vor Ort

Ob persönliche Beratung, ein individuelles Angebot oder die Einführung von SmartScan: Unser Expertenteam begleitet Sie Schritt für Schritt.

Besuchen Sie uns vor Ort oder nehmen Sie direkt Kontakt auf - wir freuen uns auf Ihre Anfrage.

Sehr gut bewertet auf Proven Expert

Häufig gestellte Fragen zu SmartScan

Wie funktioniert SmartScan genau?

Was passiert mit den Originalen?

Ist SmartScan sicher?

Für wen eignet sich SmartScan?

Wie schnell habe ich Zugriff auf meine digitalisierten Akten?

Mit welchen Kosten muss ich rechnen?

Kann ich SmartScan unverbindlich testen?

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