Für Unternehmen, die ihre Postprozesse modernisieren und Zeit sparen wollen
Ihr digitaler Briefkasten für Geschäftspost
Mit SmartMailbox empfangen Sie Ihre Geschäftspost digital statt auf Papier – automatisch, sicher und sofort verfügbar für alle Mitarbeitenden. So sparen Sie Zeit, vermeiden Verzögerungen und modernisieren Ihre internen Abläufe.
Sehr gut bewertet auf Proven Expert
100+ Jahre Erfahrung
Seit über 100 Jahren vertrauen Unternehmen auf Koelliker - heute auch bei der digitalen Transformation ihrer Prozesse.
DSGVO- & GoBD-konform
Ihre Daten und Dokumente werden in unserem zertifizierten Schweizer Scan-Center verarbeitet - ISO-zertifiziert, DSGVO- und GoBD-konform.
Lösungsdenken
Wir entwickeln individuelle Postlösungen, die exakt zu Ihrer Organisation, Ihren Prozessen und Anforderungen passen.
Das unsichtbare Nadelöhr im Büroalltag
In einer Welt mit Homeoffice, hybriden Teams und steigenden Anforderungen an Effizienz wirkt der klassische Posteingang wie ein Anachronismus. Die physische Postbearbeitung wird zunehmend zum Bremsklotz - organisatorisch, technisch und personell.
Starten Sie jetzt in die papierlose Zukunft!
Mit der Koelliker SmartMailbox digitalisieren Sie Ihren Posteingang im Handumdrehen.
Reduzieren Sie manuelle Arbeit, beschleunigen Sie Ihre Prozesse und schaffen Sie die Grundlage für moderne, digitale Workflows.
Sehr gut bewertet auf Proven Expert
SmartMailBox: Ihre zentrale, digitale Poststelle
Machen Sie Schluss mit Papierbergen und manueller Postverteilung.
SmartMailbox verwandelt Ihren traditionellen Briefkasten in eine moderne, digitale Poststelle.
So funktioniert es:
1
Posteingang ins Scan-Center umleiten
Leiten Sie Ihre eingehende Briefpost ganz einfach an unser sicheres Scan-Center weiter. Dort wird jedes Schreiben geöffnet, sortiert und vorbereitet.
2
Automatisches Scannen als PDF-Dokument
Jeder Brief wird vollständig und in hoher Qualität gescannt. Das Ergebnis: ein durchsuchbares PDF - ideal für digitale Weiterverarbeitung und Archivierung.
3
Zentrale Bereitstellung im digitalen Briefkasten
Die gescannte Post erscheint direkt in Ihrem digitalen Posteingang. Dank intelligenter Verteilung gelangt jedes Dokument automatisch oder manuell zur zuständigen Abteilung oder Person.
Sehr gut bewertet auf Proven Expert
Was SmartMailBox für Ihr Unternehmen leistet
SmartMailbox digitalisiert Ihren Posteingang, spart Zeit und sorgt für eine effiziente, sichere Postverarbeitung - egal ob im Büro oder Homeoffice.
Überall verfügbar
Ihre Geschäftspost ist digital abrufbar - ideal für Homeoffice und dezentrale Teams.
Mehr Effizienz
Kein Öffnen, Scannen oder Sortieren durch Ihre Mitarbeitenden - spart Zeit und vermeidet Fehler.
Rechtskonform
Wählen Sie zwischen digitaler oder physischer Aufbewahrung - bis zu 10 Jahre gespeichert.
Automatische Weiterleitung
Jede Sendung landet direkt beim richtigen Ansprechpartner - ohne manuelle Umverteilung.
Ordnung statt Papierchaos
Alle Dokumente digital, durchsuchbar und nachvollziehbar - statt Papierstapel im Büro.
Schneller Start ohne Aufwand
Die Einführung ist unkompliziert und skalierbar - bereits ab dem ersten Tag profitieren Sie von digitaler Postbearbeitung.
Für jedes Unternehmen das passende Paket
Ob kleines Team oder großes Unternehmen - mit SmartMailBox wählen Sie das Modell, das zu Ihrem Postvolumen und Ihren Anforderungen passt.
Unsere Experten
Kurz vorgestellt: Vier Menschen, die digitale Büroprozesse praxisnah denken, erklären und gemeinsam mit Ihnen umzusetzen Wissen.
Matthias Gallin
CEO koelliker Gruppe
Bringt jahrzehntelange Führungserfahrung und visionäres Denken zusammen, um digitale Technologien im Officealltag nutzbringend einzusetzen. Ideal, wenn Sie Effizienz steigern, Kosten senken oder neue Ideen konkret machen möchten.
Silvia Belloni
CEO koelliker Digital Office Services
Spezialistin für Papierverwaltung und Dokumentenmanagement mit 25+ Jahren Erfahrung. Strukturiert mit Ihnen von Anfang an effiziente, kostensparende Digitalprozesse - vom Druck bis zur Archivierung.
Philip Lehnmann
CEO Papermanagement
Seit über 35 Jahren in der Kundenberatung; vergleicht klar und unkompliziert Inhouse-Lösungen mit digitalen Services. Hilft, Outsourcing sachlich nach Prozessen und Kosten zu beurteilen.
Christian Burkhalter
CEO koelliker Digital Office Services
IT- und Digitalisierungsprofi an der Schnittstelle von Business und Tech. Entwickelt betriebswirtschaftlich sinnvolle, technologisch schlanke Lösungen für digitalen Posteingang, Archivierung und Transaktionsdruck.
Stimmen unserer Kunden
Unsere Kunden vertrauen seit Jahren auf die SmartMailbox und berichten von spürbaren Vorteilen im Alltag: mehr Effizienz, sichere Prozesse und eine Postbearbeitung, die endlich in die digitale Welt passt.
„Seit wir die SmartMailBox nutzen, sparen wir täglich wertvolle Zeit in der Postbearbeitung. Unsere Mitarbeitenden können sich endlich auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren."
„Ob im Büro oder von zuhause - alle haben sofort Zugriff auf die aktuelle Post. Das erleichtert die Zusammenarbeit enorm."
„Wir waren zunächst skeptisch, doch die Sicherheit und Verlässlichkeit des Scan-Centers hat uns überzeugt. Gerade bei vertraulichen Dokumenten ist das für uns entscheidend.“
„Mit SmartMailBox konnten wir nicht nur unsere Prozesse beschleunigen, sondern auch die Kosten für interne Postverteilung deutlich senken.“
„Die Umstellung war unkompliziert. Schon ab dem ersten Tag konnten wir mit der digitalen Postverarbeitung starten – ohne lange Einarbeitung.“
„Für uns war die SmartMailBox der erste Schritt zur vollständigen Digitalisierung unserer Geschäftsprozesse. Heute ist sie ein unverzichtbarer Teil unserer Arbeitsabläufe."
Wir sind für Sie da - digital & vor Ort
Ob persönliche Beratung, ein individuelles Angebot oder die Einführung der SmartMailbox: Unser Expertenteam unterstützt Sie gerne.
Besuchen Sie uns in unserem Standort oder nehmen Sie direkt Kontakt auf - wir freuen uns auf Ihre Anfrage.
Sehr gut bewertet auf Proven Expert
Häufig gestellte Fragen zur SmartMailBox
Wie funktioniert die SmartMailBox genau?
Ihre Post wird in unser sicheres Scan-Center umgeleitet, dort geöffnet, gescannt und als PDF in Ihr digitales Postfach gestellt. Von dort aus können Sie die Dokumente direkt weiterleiten oder archivieren.
Was passiert mit den Originalen?
Sie können wählen: Die Briefe werden 30 Tage lang aufbewahrt, bis zu 10 Jahre archiviert oder Ihnen regelmäßig im Original zugesendet. Auf Wunsch können einzelne Briefe jederzeit nachbestellt werden.
Ist die SmartMailBox sicher?
Ja. All Scans erfolgen in einem geschützten Schweizer Scan-Center mit höchsten Datenschutz- und Sicherheitsstandards. Der Zugriff auf die digitale Post ist passwortgeschützt und kann individuell geregelt werden.
Für wen eignet sich die SmartMailBox?
Von kleinen KMU bis zu großen Unternehmen - die SmartMailBox ist ideal für alle, die Post ortsunabhängig, effizient und sicher bearbeiten möchten, besonders bei verteilten Teams oder Homeoffice-Strukturen.
Wie schnell habe ich Zugriff auf meine Post?
Ihre Dokumente stehen in der Regel noch am selben Tag digital zu Verfügung, oft bereits am Vormittag.
Mit welchen Kosten muss ich rechnen?
Das Standardpaket startet bei CHF 50.-/ Monat. Für größere Postmengen oder spezielle Anforderungen bieten wir individuelle Lösungen an.
Kann ich die SmartMailBox unverbindlich testen?
Ja, Sie können mit einem kleinen Projekt starten. Die Einführung ist unkompliziert und skalierbar, sodass Sie sofort erste Vorteile erleben.
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