Ausgangssituation Rechnungen und Verträge mussten von mehreren Personen geprüft und freigegeben werden. Doch Abwesenheiten, Meetings und Papierprozesse führten zu Verzögerungen – Projekte starteten später als geplant.

Wie koelliker geholfen hat Mit dem digitalen DMS-Workflow von koelliker wurden klare, automatisierte Freigabeprozesse definiert. Dokumente werden nach dem Eingang über SmartMailbox direkt an die zuständigen Personen weitergeleitet – inklusive Benachrichtigungen und mobilem Zugriff.

Erfolg Freigaben erfolgen heute innerhalb weniger Stunden statt Tagen. Prozesse laufen reibungslos, Zahlungsfristen werden eingehalten und Entscheidungen deutlich schneller getroffen.

Ausgangssituation Ein mittelständisches Schweizer Unternehmen mit hohem Briefvolumen stand vor der Herausforderung, seinen Postausgang effizienter zu gestalten. Täglich wurden Verträge, Rechnungen und Kundeninformationen manuell verarbeitet: drucken, kuvertieren, frankieren, zur Post bringen. Der Zeitaufwand war hoch – und band wertvolle Ressourcen im Team.

Wie koelliker mit SmartLetter geholfen hat Mit SmartLetter digitalisierte koelliker den gesamten Postausgang. Die Briefe werden direkt aus dem System übergeben, automatisch aufbereitet und je nach Empfänger digital oder physisch versendet. Druck, Kuvertierung, Frankierung und Postaufgabe übernimmt SmartLetter vollständig – ohne manuelle Zwischenschritte.

Erfolg Der Postausgang läuft heute schnell, zuverlässig und nahezu automatisch. Das Unternehmen spart mehrere Stunden pro Woche, reduziert Fehlerquellen und gewinnt Zeit für wichtigere Aufgaben – bei voller Transparenz und Kontrolle.

Ausgangssituation Ein Schweizer Handels- und Logistikunternehmen verarbeitete täglich Hunderte von Lieferscheinen, Auftragsbestätigungen und Frachtpapieren. Die Dokumente kamen in Papierform aus dem Lager, wurden manuell abgelegt und später bei Rückfragen mühsam gesucht. Besonders bei Reklamationen kostete das wertvolle Zeit.

Wie koelliker mit SmartScan geholfen hat Koelliker setzte SmartScan als zentrale Lösung für den physischen Dokumenteneingang ein. Alle Lieferscheine und Begleitdokumente werden gescannt, automatisch erkannt und direkt den passenden Aufträgen zugeordnet. Dank intelligenter Klassifizierung und strukturierter Übergabe ins DMS sind die Unterlagen sofort digital verfügbar – ohne manuelle Sortierung.

Erfolg Rückfragen lassen sich heute in Sekunden statt Minuten klären. Der administrative Aufwand im Backoffice sank deutlich, Prozesse im Lager und Kundendienst wurden beschleunigt – und das Unternehmen spart jede Woche viele Arbeitsstunden.